Az időigényes manuális számlafeldolgozás

Végiggondolta már, hogy mit jelent cégének a manuális számlafeldolgozás? Kiszámolta már, hogy mennyi időt töltenek munkatársai a számlák feltöltésével, az ellenőrzési és jóváhagyási folyamatokkal? Bizony a manuális számlafeldolgozás nem csak fárasztó és erőforrás igényes, de járhat hibázással, számla- vagy adatvesztéssel. Nem véletlen, hogy a manuális számlafeldolgozás éppen ezért többszörös ellenőrzést igényel, miközben túlzott adminisztrációs terheket ró a pénzügyi munkatársakra. 

De nézzük végig, milyen munkafeladatokat kell elvégezni egy számla beérkezésekor, manuális feldolgozás mellett: 

1. Számla beérkezése:  A számlák beérkezhetnek a céghez postai úton, e-mailben vagy akár munkatársak által leadva, személyes úton is. A beérkezett bizonylatok lehetnek papír alapúak, különböző kép formátumok, pdf vagy egyéb digitális adatfájlok tetszőleges adat struktúrával. A pénzügyi munkatárs feladata, hogy a különböző forrásból érkező számlákat egységen kezelje, dolgozza fel és ezeket teljeskörűen érkeztesse.

2. Számla iktatása: A következő lépésben a számlát iktatni kell a vállalat dokumentumkezelési megoldásának megfelelően. Ez a folyamat manuális, ahol minden egyes számla adatot (számlaszám, kiállító, dátum, összeg stb.) rögzíteni kell. Ez egy időigényes feladat, tele hibázási lehetőségekkel.

A számla formátumok, számlaképek nem egységesek és hiába vannak kötelező tartalmi elemek, ezek elhelyezkedése, megjelenése szállítónként eltérhet, így a feldolgozási folyamat nagyon fárasztó és többszöri ellenőrzést igényel. 

3. Számla ellenőrzése: Az iktatás során a pénzügyi munkatársnak ellenőriznie kell, hogy a számla minden adatot tartalmaz-e, és megfelel-e a cég belső előírásainak.

Meg kell győződni arról, hogy a feltüntetett összeg helyes-e, esetleg tartozik-e a számlához szerződés, szükséges-e teljesítés igazolás, a megfelelő osztályra van címezve, és nem hiányzik semmilyen szükséges információ, ami a pontos beazonosításhoz szükséges. Ez gyakran időigényes, mivel a számla helyességének ellenőrzéséhez szükséges lehet a mögöttes szerződések előkeresése, ami automatizáció hiányában ismételten manuális munkafolyamatokat jelent. 

4. Jóváhagyási folyamat: Az ellenőrzött és iktatott számlát tovább kell küldeni a megfelelő osztálynak vagy vezetőnek jóváhagyásra. Ez a folyamat gyakran további egyeztetést és visszacsatolást igényel, mivel a különböző részlegek vezetőinek is át kell tekinteniük a dokumentumot, a költség befogadása előtt.

5. Fizetési ütemezés: A jóváhagyott számlákat rögzíteni kell a vállalat pénzügyi rendszerébe a megfelelő fizetési határidővel, hogy a fizetés időben megtörténjen. Ez a feladat szintén gondos figyelmet igényel, mivel bármilyen hiba késedelmes fizetést eredményezhet, ami esetleg büntetéseket vagy a szállítók bizalmának elvesztését vonhatja maga után.

6. Számla archiválása: Miután a számlát feldolgozták és kifizették, az archiválásra kerül. A papíralapú számlákat fizikailag kell tárolni, ami helyigényes és hosszú távon nehézségeket okozhat a hozzáférhetőség és visszakereshetőség terén.

Valamennyi lépéshez szükséges az emberi erőforrás, így nem túlzás azt állítani, hogy ezek a hosszadalmas folyamatok igazi időrablók a pénzügyi kollégák életében. Senki sem szereti a monoton adatrögzítést, melyek a folyamatos hibázási lehetőséggel fenyegetnek. Az ügyviteli folyamatok automatizálásával egy költséghatékonyabb működés állítható fel, mely nem csak a cégvezetés megelégedését, de a pénzügyi munkatársak munkafolyamatainak könnyítését is szolgálja.

Hogyan néz ki a számlafeldolgozás egy automatizált ügyvitelben? 

Az automatizált ügyviteli rendszer bevezetése jelentősen csökkentheti a manuális folyamatok igényét, a hibázási lehetőséget és így az adminisztrációs terheket. 

1. Automatizált számlaérkeztetés: A rendszer automatikusan felismeri és rögzíti a beérkező számlákat, függetlenül attól, hogy papíron vagy digitálisan érkeznek. Különböző technológiák segítségével, mint például a mögöttes digitális adatok vagy akár képi információk feldolgozásával, a számlák adatai automatikusan bekerülnek a vállalat pénzügyi rendszerébe, így elkerülhetők a manuális adatbevitel hibái. A számlák digitális formában történő adatbővítése történhet a vállalat saját rendszereinek adataiból vagy külső források adataiból. A külső adatoknál a belföldi számlák esetében a NAV online rendszere a legjobb forrás.    

2. Automatikus adatellenőrzés: A bekerült számla adatokat a rendszer képes ellenőrizni a cég előírásainak, szabályzatainak megfelelően vagy akár összevetni más rendszerek adataival, vagy egyéb dokumentumokkal, mint például szerződések, megrendelések, teljesítés igazolások, szállító levelek. A validációknak nem megfelelő tételek a rendszerből lekérdezhetőek, ezekről riasztásokat lehet küldeni a meghatározott felhasználóknak. Ezek a funkciók csökkentik a hibák lehetőségét és gyorsítják az ellenőrzési folyamatot.

Jól meghatározott és implementált folyamat esetén nincs szükség manuális, azaz emberi erőforrásra a számla adatok helyességének és befogadhatóságának ellenőrzésére. 

3. Jóváhagyási folyamatok egyszerűsítése: Az automatizált rendszerek lehetővé teszik a jóváhagyási folyamatok digitalizálását és centralizálását. A számlákat automatikusan továbbítják a megfelelő vezetőknek, akik egy kattintással jóváhagyhatják vagy elutasíthatják azokat, megjelölve a szükséges változtatásokat. A modern rendszerek alapértelmezetten kezelnek többszintű, akár párhuzamos hierarchiákat is, helyettesítési lehetőségekkel.

4. ERP adatküldés, automatizált teljesítés: Az automatizált rendszerek átadják az ERP-nek vagy a szakmai rendszereknek a számlát és a számla adatokat, a kapcsolódó dokumentumokkal, már kifizetésre jóváhagyva, akár könyvelési adatokkal kiegészítve.

5. Digitális archiválás, hitelesítés: Az iktatott számlákat és egyéb dokumentumokat a rendszerek – akár hitelesítve – digitálisan tárolják. Ez lehetővé teszi a gyors és egyszerű hozzáférést a múltbéli dokumentumokhoz, megszabadítva a céget a fizikailag tárolt anyagok helyigényétől.

Hab a tortán a NAV online adatkapcsolat és az e-Áfa lehetősége 

Az automatizált számlafeldolgozás még nagyobb hatékonyságot érhet el, ha integrálva van a NAV online rendszerével. A 2020 júliusától kötelező NAV online adatszolgáltatás lehetőséget biztosít a vállalatoknak arra, hogy a számlázási folyamataik teljesen átláthatóak és követhetőek legyenek. 

A beküldött számla adatokat a vevő cég le tudja kérdezni a NAV felületéről és a kapcsolódó adatokat strukturált formában megkaphatja. Az automatizált ügyviteli rendszerek a beérkező számlákat ebből az adatbázisból a számla és a szállító azonosítóival el tudják érni. Az így lekérdezett adatokkal a számlafeldolgozás és akár a kontírozás folyamata nagyon hatékonyan elvégezhető. 

Ha a vállalat oldaláról igényként merül fel, akkor a bejövő és kimenő számlák adatainak összegyűjtésével lehetséges az e-Áfa beküldés automatizálása is. Ezzel a megoldással a pénzügyi osztályok mentesülnek az időigényes adatrögzítés és számítási feladatok alól, miközben biztosítják a pontos és időben történő bevallást. 

Az idő pénz 

Az automatizált számlafeldolgozás nemcsak a pénzügyi munkatársak terheit csökkenti, hanem növeli a pontosságot, javítja az adatok átláthatóságát és felgyorsítja a számlakezelési folyamatokat. Az idő pedig egy vállalat életében is pénz. Az automatizált megoldások bevezetése révén a pénzügyi osztályok képesek gyorsabban reagálni az igényekre, csökkenteni a hibák számát, és biztosítani a vállalat zavartalan működését. 

Az e-Zóna által kínált automatizált megoldások lehetővé teszik, hogy a cégek lépést tartsanak a modern pénzügyi igényekkel, biztosítva a hatékonyságot és a pontosságot minden szinten. Ha a vállalatod még nem lépett az automatizáció útjára, itt az ideje, hogy átgondold a lehetőségeket és felfedezd az e-Zóna kínálta előnyöket.