Ügyviteli rendszer automatizálása, elektronikus feldolgozás
Mindannyian tapasztaltuk az elmúlt évben, hogy az ügyviteli folyamatainkban az online megoldások elengedhetetlenül szükségesek az üzleti folyamatok biztonságos működése érdekében. Az online megoldások használata óhatatlanul generálja az automatizáció igényét, hiszen használat közben jól látható, hogy sokkal több információ áll(hat) a rendelkezésünkre annál, mint amit a napi munkavégzés során felhasználunk. Ezt még inkább erősíti az, hogy az Adóhatóság az elmúlt évek fejlesztései során elektronikus módon minden számlainformációt bekér, és - nagy szerencsénkre - ezeket a rendelkezésünkre is bocsátja (ahogy erről korábban a „Hogyan könnyítheti meg a NAV online a vállalati adminisztrációt?” című blogban már írtam). Ennek köszönhetően egy jó ügyviteli rendszerrel, és a megfelelő információk felhasználásával minimalizálhatjuk a manuális munkavégzést, miközben a bizonylataink és egyéb dokumentumaink papíralapú tárolását is elfelejthetjük, ami sem tárolási, sem visszakereshetőségi szempontból nem mindegy.
Hogy is épül fel egy ilyen jó ügyviteli rendszer? Ezt nehéz lenne egy blogban megírni, ezért most nagy vonalakban fogom összefoglalni, és majd későbbi blogjainkban kitérünk az egyes komponensek részletesebb szakmai kidolgozására.
Kezdjük az iktatással, aminek nem szabad túl komplikáltnak lennie, legalábbis a kezelés szempontjából. Kapjon a digitalizált dokumentum iktatószámot, ami lehet szám/vonalkód/QR kód; lehessen ezeket a dokumentumokat tipizálni, és típusonként lehessen rájuk különböző worflow-kat definiálni (jóváhagyási, értesítési stb.). Az sem árt, ha ezekről e-mail értesítést is kapnak az egyes lépések felelősei.
Az iktatást értelemszerűen megelőzi a kimenő számla kiállítás. Egy jól kitalált számlázórendszerbenlehetőség van ERP rendszer nélküli önálló számlázásra is. Egy ilyen rendszernek képesnek kell lennie papír alapú számla, elektronikus formában készített számla (elektronikusan továbbított, de nem e-számla) és hitelesített e-számla kiállítására is. Az utóbbi két esetben fontos funkció lehet ebben a jól kitalált számlázórendszerben a vevő oldali ügyfélfiók, ahova a kiállított számlák kerülnek, és ahonnan a vevők naplózottan tudják ezeket a számlákat letölteni, így biztosítva a számla átvételét bizonyító „tértivevényt”.
A fiókot mindhárom számlakiállítási típus esetén össze kell tudni kötni a NAV online rendszerével, ahova a rendszer feltölti azokat az aktuális törvényi előírásoknak megfelelően, és a visszakapott NAV értesítést lekérdezi és tárolja.
ERP szinkronizálás esetén a használt ERP rendszerből fogadhatjuk az ott elkészült számlákat/számlaadatokat (PDF és XML) és továbbíthatjuk azt a vevők felé.
Szükséges továbbá kimenő számlák elkészítésekor a teljesítést igazoló dokumentumok csatolásának és a számlával együtt történő tárolásának lehetősége is.
Az ügyviteli rendszerben az iktatást követő komponens a beérkező számla fogadása. A szállítói számlák kezelésére többlépcsős workflow vezéreltfolyamat létrehozása a célravezető. Ennek keretében lehet fogadni és azonosítani a számlákat. Ezt követően érdemes ellenőrizni a partner és számla adatokat, majd a NAV online lekérdezéssel letölteni a számla információkat (fej és tétel adatok). A számla tartalmát egy számlafeldolgozón keresztül egyeztethetjük a megrendeléssel, majd ezt követően következhet az iktatás és az egyes dokumentum típusokra felépített jóváhagyási workflow. Amennyiben nem szeretnénk bajlódni a továbbiakban a papírszámla tárolásával, akkor a digitalizált papír alapú és az elektronikus formában kapott számlát, elektronikus aláírással hitelesíteni kell, és innentől kezdve a számlának hitelesített elektronikus másolata van a birtokunkban. Így a papír alapú számla megsemmisíthető, illetve az elektronikus formában kapott számlát nem szükséges kinyomtatnunk. Az eleve hitelesítetten kapott e-számla esetén ezzel természetesen nincs teendőnk. Végül feladhatjuk azt (akár a könyvelési információkkal kiegészítve) az ERP rendszer felé.
A jól kidolgozott folyamatban csak akkor van szükség emberi beavatkozásra, ha nem találja a rendszer a NAV online rendszerben a számlát, illetve akkor, ha a megrendelés egyeztetésekor nem egyező adatokat találunk.
Az ügyviteli rendszer persze nem csak számlázásra használható. A jól definiált dokumentum típusok és a hozzájuk kapcsolt workflow-k képessé tehetnek egy ilyen rendszert többek között szerződés nyilvántartásra, aminek kapcsán beépíthetünk interakciókat, értesítések kezelését, és figyelmeztethetünk a szerződés lejáratára vagy mérföldkövek közeledtére, illetve nem „csak” nyilvántarthatjuk, hanem a szerződések előkészítésére, valamint jóváhagyására testreszabott folyamatokat alakíthatunk ki. Akár a workflow vezérelt feladat nyilvántartásra is van lehetőség egyedi feladat támogatásra alkalmas workflow vezérelt munkafolyamat kialakításával, ahol tájékoztató jelleggel vagy jóváhagyási céllal küldhetünk információkat, illetve csatolmányként a feladatot támogató dokumentumokat mellékelhetünk a folyamat bármely fázisában.
Jól látszik, hogy egy megfelelően felépített ügyviteli rendszerben rengeteg olyan információ van, melynek átgondolt felhasználásával tovább könnyíthetjük a napi munkavégzést. Képzeljük el, hogy a rendszer által kezelt dokumentumok milyen mennyiségű és értékű adatot tartalmaznak, ami ráadásul egy helyen áll rendelkezésre.
A kimenő/bejövő számlákon és egyéb dokumentumokon szereplő információk nagyon értékesek a szervezet számára, és sokrétűen (újra)felhasználhatóak. Lehetőség nyílik például az olyan NAV adatszolgáltatások elkészítésére is, mint az A60-as vagy az M65-ös bevallás. Ugyanúgy fel tudjuk használni ezeket az adatokat egyéb külső adatszolgáltatásokra, valamint belső célokra is. Jó alapot jelenthetnek egy adattárház, vagy bármilyen BI rendszer kiszolgálására, de a keretrendszer segítségével szintén kifejleszthetőek intelligens riportok magán az ügyviteli rendszeren belül is. Így nemcsak a számla és egyéb dokumentum feldolgozásban résztvevők, hanem a kontrollerek, vezetők, döntéshozók is profitálhatnak a folyamatok elektronikus útra tereléséből.
Végezetül az elektronikus úton történő ügyvitelszervezés lehetőséget biztosít a dokumentumok hosszú távú, jogilag is elfogadott, költséghatékony tárolására, ahol az egyes dokumentumok kigyűjtése rendkívül rövid időt vesz igénybe. Erre akkor van lehetőségünk, ha az ügyviteli rendszer lehetőséget biztosít a bejövő/kimenő számlák és egyéb dokumentumok archiválására is. Ez annyit jelent, hogy átemelhetőek a dokumentumok és metaadataik egy archiváló modulba, ahol néhány plusz információ megadásával, valamint egy elektronikus aláírás használatával hosszú távra el tudjuk tárolni őket. A megadandó információk segítenek a dokumentumok kategorizálásában, csoportosításában, valamint a könnyű visszakereshetőség elérésben. Természetesen lehetőség van a szervezetnél lévő egyéb dokumentumok, mint például szerződések, szállítólevelek, levelezések egyedi vagy csoportos feltöltésére is. Az archiválás folyamatát egy workflow motor vezérli, ami könnyen testre szabható, plusz lépésekkel bővíthető. A rendszernek meg kell felelnie az erre vonatkozó törvényeknek, tehát az archiválás után a papír alapú dokumentumok megsemmisíthetőek, nincs szükség raktározásra, ezáltal jelentős költségmegtakarítás érhető el mind tárolóhely, mind emberi erőforrás tekintetében.
Fentiek megvalósításával nagy lépést tehetünk a tényleges papírmentes iroda kialakítása felé.