Bejövő számlakezelés

BEJÖVŐ SZÁMLAKEZELÉS

Teljes körű alkalmazás a bejövő számlák automatikus érkeztetésére, digitalizálására és feldolgozására, a manuális munkafolyamatok minimalizálására.

Az e-Zóna nagyszerűsége abban rejlik, hogy könnyedén kezeli a különböző számlatípusokat, használatával nagy mértékben egyszerűsödik mind a metaadatokkal (NAV XML-lel vagy egyedi adatokkal) vagy akár csak a képi adatokkal rendelkező papír alapú vagy elektronikus számlák kezelése, érkezzen az belföldi vagy akár külföldi Partnertől. Megoldásunk az adatforrás tekintetében egyaránt használhat scanner mappákat, email fiókot vagy egyéb hálózati forrásokat is.

Az alapadatok kigyűjtését az e-Zóna az alábbiak szerint végzi:

• NAV XML file – automatikus adatkinyerés
• Egyéb XML file – sablonozás szállítónkként
• Scannelt, kép alapú számlák esetén - OCR/IDP technológiával 
• Kézi feldolgozás vagy kombinált adat kigyűjtés – igény esetén

A legbiztosabb forrás: NAV-adatok

Belföldi számlák esetében Partnereink immár kivétel nélkül a NAV-hoz beküldött adatok betöltését választják a számlán szereplő adatok helyett, A NAV adatbázisában megtalálhatóak a számla fej és sor szintű adatok, ezek lekérdezéshez mindösszesen a számla sorszámát és a Beszállító adószámát kell kiolvasni a beérkezett számlákból.

Külföldi számlák feldolgozása az e-Zónában

Az e-Zóna rendszer különösen hasznos nagy számú külföldi számlát fogadó cégek számára. A rendszer a következő módon kezeli a külföldi számlákat:

Külföldi partner, aki rendszeres beszállító, gyakori számlázó:

• Sablon használata: A szállító azonosítása után a külföldi beszállító partner számla formátumára kialakított beolvasó sablon segítségével történik a számla tartalmának maradéktalan feldolgozása.

Eseti külföldi partner, aki ritkán szállít és számláz:

• OCR/IDP technológia: Az AI-t használó technológia lehetővé teszi a külföldi számlák jó adatminőségű kiolvasását.

A külföldi(EU) számlázási gyakorlatot az EU törekvéseinek megfelelően éveken belül harmonizálódik, várhatón 2028-ra bevezetésre kerül egy egységes szabályozás a számlázásra, ezen belül is az elektronikus számlázásra, ezzel a külföldi partnerek kezelése is várhatóan egyszerűsödik.

A számla adatok beolvasása, betöltése vagy dúsítása után a számla kezelésére, feldolgozására rugalmasan kialakítható folyamatok vezethetőek be, hozzáférési jogosultságokkal, többszintű hierarchiával, jóváhagyási és ellenőrzési pontokkal.

Kiegészítő lépések

Partnereink az alábbi addicionális munkafolyamatokat igénylik:

• Ellenőrzési lépés beiktatása: A számla követelményi ellenőrzése visszaküldési lehetőséggel.
• Jóváhagyási munkafolyamatok: Automatikus és manuális lépésekkel, akár üzleti területenként eltérő működéssel, dokumentumtípusoktól függően.
• Egyeztetés a beszerzési rendszerekkel: Megrendelés azonosító mellett további számlasor adatokra épülő egyeztetési logika.
• Adatdúsítás: A feldolgozott számla adatok mellett különböző forrásokból érkező adatok társítása a számla adataihoz, ezek eltárolása, átadása célrendszereknek.
• Dokumentum menedzsment: Bejövő számlához kapcsolódó dokumentumok tárolása, hitelesített megőrzése.

Milyen előnyökkel jár az e-Zóna bejövő számlakezelési megoldása?

• A manuális munka és a hibázási lehetőségek minimalizálása.
• Munkafolyamatok egyszerűsítése.
• Beszerzési és számlabefogadási folyamatok összekötése és automatizálása.
• Erőforrások csökkentése.
• Optimális működés és időgazdálkodás.
• Költséghatékonyság.
• Eredményesség fokozása.

Az e-Zóna beérkező számlakezelés tökéletes megoldás azoknak a cégeknek, akik:

• Magas bejövő számlaforgalmat bonyolítanak.
• Sok beszállító partnerrel dolgoznak.
• Egyedi, a cégre szabott operációs és adminisztratív folyamatokat igényelnek.
• Vállalatirányítási rendszerrel dolgoznak, amit szeretnének a számlakezelési és NAV adatkapcsolati folyamatokkal összekötve a lehető legmagasabb szinten automatizálni.