Hogyan könnyítheti meg a NAV online a vállalati adminisztrációt?

Köztudott, hogy 2020 július 1-től kötelező az adatszolgáltatás az ÁFA tartalom mértékétől függetlenül a NAV felé minden, nem magánszemélyeknek kibocsátott számla teljes tartalmáról. Ez azok számára, akik a számlázó rendszerükből elektronikus úton készítik el a számlájukat, nem jelent különösebb plusz feladatot, mert a számlázó rendszernek (optimális esetben) fel kell készülnie a törvényi előírás szerinti NAV adatszolgáltatásra. A kézi számlák kiállítóinak viszont naprakész adatfeltöltési kötelezettség van előírva. 

A NAV a megkapott számlainformációkat egy úgynevezett NAV XML-ben dolgozza fel, melyet minden számlára külön-külön készít el. Ez első ránézésre a NAV számára könnyíti és gyorsítja meg a számlák ellenőrzését, de ez a fajta adatszolgáltatás magában rejt egy olyan lehetőséget is, mely azoknak a munkáját segítheti, akik részére a számlát kiállítják. 

Mutatjuk hogyan... 

Az e-Zóna NAV online kommunikációval lehetősége van a vevőknek arra, hogy a részükre kiállított számlák alapján készült NAV XML-t meghatározott időközönként letöltsék. Az így megkapott számlainformációk sok esetben már a számla megérkezése előtt a vevők rendelkezésére állhatnak. 

A beérkezett számlákat a digitalizálás (papíralapú számlák), vagy a megkapott pdf formátum (elektronikus formában küldött számlák) után az e-Iktatóba betöltve, a megfelelő sablon alapján be lehet azonosítani, össze lehet párosítani a megfelelő NAV XML-lel. A folyamat eredménye egy olyan „csomag”, amelyben rendelkezésünkre áll a digitális számlakép, és a hozzá tartozó összes számlainformáció, melyet szükség esetén a megfelelő kontírkódokkal kiegészítve akár automatikusan is beemelhetünk az ERP-be. 

Ezzel a megoldással a teljes szállító számla könyvelési folyamat automatizálható, így csökkentve az adminisztrációs terheket, és minimalizálva a hibázási lehetőséget.
A módszernek köszönhetően gyors és pontos adatokhoz juthatunk. A számlaadatok begyűjtéséhez pedig nincs szükség OCR használatra. Nézzük az egyszerűsített folyamatot:

Előnyök összefoglalva: 

• Teljes szállító számla könyvelési folyamat automatizálása 
• Gyors információszerzés 
• Pontos – NAV-nyilvántartással egyező adatok 
• Hibázási lehetőség minimalizálása 
• OCR használatának szükségtelensége

Gyakori kérdések

Mi is az az e-Zóna NAV online kommunikáció? 

A kötelező NAV adatszolgáltatáshoz használt, saját fejlesztésű alkalmazás, mely eddig a felküldendő számlákkal kapcsolatos kétirányú kommunikációt végezte. Az új - bejövő számla kezelés funkció is ezzel a kommunikációs modullal történik, mely folyamatos kapcsolatban van a NAV online-nal. 

Hogyan tudom igénybe venni, ha nem e-Zóna számlázóprogramot használok?  

Az e-Zóna NAV online kommunikációt úgy készítettük el, hogy a helyi sajátosságokat figyelembe véve (Proxi, Middlware, stb) bármilyen ERP-vel, vagy számlázó rendszerrel összekapcsolható legyen. Ennek köszönhetően akár a kimenő, akár a bejövő számla kezelés modul integrálható bármilyen rendszerhez. 

Az e-Iktató szükséges-e a használathoz? 

Az e-Zóna Iktató modulja nem szükséges a bejövő számla feldolgozáshoz, bármilyen meglévő iktató rendszerrel integrálható, vagy annak hiányában lehetőség van az e-Iktató szükséges funkcióinak a beépítésére a teljeskörű megoldás érdekében. 

Amennyiben szeretné a szolgáltatást igénybe venni, vagy további kérdései merültek fel, keressen minket bizalommal a sales@ixenit.com-on!